Szybka archiwizacja i łatwe zarządzanie obiegiem dokumentów!
Błyskawiczna archiwizacja dokumentów elektronicznych: Otrzymałeś mailem fakturę zakupu, kosztorys albo plany budynku? Przeciągnij załącznik z maila do modułu dodatkowego Dokumenty zewnętrzne, i gotowe!
Skanowanie dokumentów bezpośrednio w programie: Otrzymałeś pocztą fakturę zakupu, podpisaną umowę lub pismo? Po prostu zeskanuj dokument, a program zapisze go przy wskazanej karcie kontrahenta lub inwestycji!
Łatwe zarządzanie treścią dzięki indywidualnym oznaczeniom: Grupowanie dokumentów według oznaczeń dostosowanych do potrzeb Twojej firmy zaprowadzi ład i porządek w biurze.
Poufność danych: Szyfrowanie plików oraz możliwość nadania odpowiednich uprawnień zabezpieczy Twoje dokumenty przed nieuprawnionym dostępem do ich treści z zewnątrz.
Dokumenty zewnętrzne to moduł, który ułatwi zarządzanie obiegiem dokumentów, spływających do firmy różnymi kanałami - zarówno drogą elektroniczną, jak i pocztą tradycyjną. Z jego pomocą łatwo zarchiwizujesz dokumenty w programie, zyskując błyskawiczny dostęp do ich treści, co z pewnością przełoży się na wydajność pracy w Twojej firmie. Wszystkie potrzebne informacje dotyczące wymagań systemowych i zalecanych urządzeń znajdziesz w dziale Pomocy Sprzęt dedykowany do pracy z modułem dodatkowym Dokumenty zewnętrzne.
Jesteś użytkownikiem systemu IN-FORM?
W pomocy programu IN-FORM (F1) znajdziesz szczegółowy opis dotyczący sposobu pracy z modułem dodatkowym Dokumenty zewnętrzne.
Najważniejsze możliwości:
- nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania
- intuicyjna obsługa
- podgląd plików w formacie pdf i popularnych formatach graficznych
- opcja wyszukiwania po treści dokumentu (z zastosowaniem technologii OCR)
- skanowanie dokumentów bezpośrednio do wiadomości mailowych (zobacz w dziale: Wymagania systemowe/moduł dodatkowy: Mail/Fax/SMS plus)
- skanery polecane przez IN-Software
- wprowadzenie i szkolenie wykonywane przez IN-Software
Przykładowe zastosowanie:
Wystawiłeś fakturę za usługę po otrzymaniu raportu od serwisanta. Kiedy zadzwoni Twój klient z pytaniami dotyczącymi faktury, chciałbyś mieć pod ręką podpisany raport? Wystawiając fakturę, zeskanuj lub załącz raport za pomocą modułu dodatkowego Dokumenty zewnętrzne i gotowe!
Przykładowe zastosowanie:
Miałeś spotkanie z klientem odnośnie ustalenia szczegółów wykonywanych prac. Przy okazji wykonałeś kilka poglądowych zdjęć. Skorzystaj z modułu dodatkowego Dokumenty zewnętrzne i zapisz je przy karcie adresowej kontrahenta. Gdy po jakimś czasie zaistnieje potrzeba zmiany ustaleń, zdjęcia będą dostępne od ręki w systemie.
Przykładowe zastosowanie:
Otrzymałeś fakturę za zakupu sprzętu. Wprowadź do systemu fakturę zakupu i dodatkowo zeskanuj ją za pomocą modułu dodatkowego Dokumenty zewnętrzne. Gdy zaistnieje potrzeba jego naprawy w kilka sekund uzyskasz dostęp do treści faktury na ekranie monitora i sprawdzisz, czy sprzęt jest jeszcze na gwarancji. Z programem IN-FORM możesz zapomnieć o czasochłonnym przeglądaniu segregatorów!
Wymagania: Moduł dodatkowy Należności i zobowiązania